Меню

Регламентированные отчеты настройки зуп



Инструкция по настройке отчетов в пользовательском режиме на примере «1С:ЗУП» ред. 3

Время чтения: 14 мин.

ПРОСТАЯ НАСТРОЙКА

Простая настройка вызывается через кнопку Настройки, в отчете можно установить отборы, например, подразделение, должность, сотрудник. В каждом отчете они могут быть разные.

РАСШИРЕННАЯ НАСТРОЙКА ОТЧЕТОВ

Расширенную настройку отчетов можно включить через кнопку Настройки — Вид — Расширенный.

Поле «Отборы». Расширенная настройка отборов позволяет добавлять/удалять отборы, редактировать существующие.

Представлена в виде таблицы со следующими полями:

  • Поле – поле, по которому производится отбор.
  • Условие – вариант отбора, возможные значения:
  1. Равно – отбор только по выбранному значению поля;
  2. Не равно – отбор по всем значениям поля, исключая выбранное;
  3. В списке – отбор по списку значений поля;
  4. Не в списке – отбор по всем значениям поля, исключая выбранный список;
  5. В группе – отбор по всем значениям поля, входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Равно);
  6. Не в группе – отбор по всем значениям поля, не входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Не равно);
  7. В группе из списка — отбор по всем значениям поля, входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию В списке);
  8. Не в группе из списка — отбор по всем значениям поля, не входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию Не в списке);
  9. Заполнено – отбор по всем непустым значениям поля;
  10. Не заполнено – отбор по всем пустым значениям поля;
  • Значение – значение отбора (элемент, группа или список).
  • «Звездочка» — расположение отбора, возможные значения:
  1. В шапке отчета – отбор будет отображаться на форме отчета в быстрых отборах;
  2. Только флажок в шапке отчета — отбор будет отображаться на форме отчета в быстрых отборах, но без возможности выбора значения, можно будет выбрать только его активность;
  3. В настройках отчета – отбор будет отображаться в настройках отчета (даже в простом режиме);
  4. Только флажок в настройках отчета — отбор будет отображаться в настройках отчета (даже в простом режиме), но без возможности выбора значения, можно будет выбрать только его активность;
  5. Не показывать – отбор будет отображаться только в расширенном режиме настроек.
  • Заголовок – название отбора в панели быстрых отборов и в простом режиме настроек.
  • Кроме того, в подменю Еще есть пункт «Сгруппировать отборы». Он позволяет объединять отдельные отборы по условиям «И» (группа срабатывает, если срабатывают все отборы вместе), «ИЛИ» (группа срабатывает, если срабатывает один из отборов), «НЕ» (обращает действие отборов). Для группировки необходимо выделить несколько нужных отборов и нажать «Сгруппировать отборы». Для отмены группировки необходимо выбрать группу и нажать «Разгруппировать».

Например, чтобы вывести отбор по виду занятости, входим в расширенную настройку – Добавить отбор – В поле Работа выбираем Вид занятости.

Условие = В списке (выбираем вид занятости «Основное место работы» и «Внутреннее совместительство»).

В настройках «Звездочка» выбираем показывать в Шапке отчета.

Заголовок — Занятость сотрудника.

Читайте также:  Настройка 12 струнной гитары по тюнеру буквы

После всех настроек можно устанавливать данный отбор на форме отчета.

Вкладка «Поля и сортировки». Позволяет выводить в отчет необходимые поля из доступных, а также настраивать сортировки колонок отчета. На вкладке находятся 2 таблицы:

Таблица полей – содержит поля, предназначенные для вывода в отчет. Поля, входящие в группировки, указывать не нужно, они всегда попадают в отчет. Необходимо указать требуемые реквизиты, а также, если выбрана группировка «Детальные записи», те поля детальных записей, которые пользователь хочет видеть в отчете. Поля не дублируются, т.е. если пользователь добавил поле в группировку и потом выбрал его на вкладке «Поля», оно выведется только один раз – в группировке.

Если в таблице Полей нет необходимого поля, его можно добавить через соответствующий пункт меню. Например, добавим поле Должность и Подразделение в настройки отчета.

Данные поля можно сгруппировать: удерживаем Shift на клавиатуре, выделяем две позиции (Должность и Подразделение) – Еще – Сгруппировать.

Указываем заголовок и Расположение.

Получаем данные в отчете, сгруппированные по этим полям.

Таблица сортировок – содержит поля, по которым необходимо сортировать результат. Необходимо отметить, что группировка, содержащая одно поле, автоматически сортируется по этому полю. Данная настройка актуальна для группировок по нескольким полям и для детальных записей. В этой же таблице выбирается направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

В таблице сортировок через кнопку Добавить устанавливаем Вид занятости – По возрастанию. Стрелочками Вверх и Вниз можно установить приоритет, в нашем примере в приоритете будет Вид занятости, а потом будет идти сортировка по ФИО.

Вкладка «Оформление». Задание условного оформления полей отчета. Условное оформление позволяет отформатировать любую ячейку отчета. Набор строк для форматирования задается отбором (аналогично отборам отчета), набор колонок задается списком конкретных полей. При добавлении или редактировании элемента условного оформления появляется окно его настроек. В верхней части окна содержится поле «Заголовок», содержащее наименование элемента. Окно содержит следующие вкладки:

  • Оформление – задание оформления полей (шрифт, границы, цвета, ширина ячеек, видимость).
  • Условие – позволяет задавать строки отчета, к которому применяется оформление. Аналогично отбору отчета с теми же колонками и поведением.
  • Оформляемые поля – выбор колонок отчета, к которым будет применяться условное оформление.
  • Дополнительно – область использования условного оформления.

Например, настроим выделение сумм меньше 1000,00 руб.

Цвет текста выбираем красный.

На закладке Условие проставляем «сумма меньше 1000,00 руб.».

Получаем отчет в таком виде.

Также можно настраивать отчет в целых числах, установив в оформлении следующие настройки: Формат – Точность = 0.

Получаем отчет в целых числах.

Вкладка «Структура». Формирование структуры отчета: горизонтальные, вертикальные группировки измерений, иерархия.

Работа с группировками позволяет выводить данные отчета иерархически, получать итоги по разрезам аналитики в вертикальном и горизонтальном измерениях. Группировать данные можно несколькими способами:

  • Группировка – создание отдельных группировок с необходимой иерархией. Итоги по простым группировкам строятся вертикально.
  • Таблица – дает возможность строить группировки в двух направлениях: вертикально и горизонтально. Таблица состоит и строк и колонок, которые, в свою очередь, включают в себя простые группировки. Группировки, входящие в строки, формируют вертикальную иерархию и итоги, в столбцы – горизонтальную. Использование таблиц позволяет формировать сложные сводные таблицы с различной аналитикой.
  • Диаграмма – позволяет отображать содержимое отчета графически в виде диаграмм различного вида.
Читайте также:  Что за настройки dpi в мышке

При создании или редактировании новой группировки открывается окно настроек.

Окно состоит из следующих вкладок:

  • Состав группировки – выбор полей, по которым группируются итоги.
  • Поля и сортировки – настройка выводимых полей и сортировки для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом. При выборе «Авто» будут использованы настройки, сделанные для отчета.
  • Отборы – настройка отборов для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом.
  • Оформление – настройка условного оформления для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом.

Настроим отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» не в разрезе начислений, а в разрезе сотрудников только по начисленным суммам. Сначала уберем из отчета суммы Удержаний/Выплат и сальдо. Заходим в Расширенные настройки отчета – Еще – Прочее – Изменить вариант отчета. В блоке Строки снимаем все галочки, кроме той, что указана на картинке. В поле Отбор оставляем только отбор по группе Начислено.

Далее в расширенных настройках ниже уровня Группа добавляем сотрудника, а галочку с поля Вид расчета снимаем.

Сохранение настроек отчета. Любые настройки отчета можно сохранить. Нажимаем на дискету – Сохранить вариант отчета.

При сохранении можно указать, кому будет доступен данный отчет – только автору или всем пользователям, и место — в каком разделе программы будет доступен отчет.

Копирование настроек отчета. Настройки отчета можно скопировать, например, для переноса в другую базу. Сделать это можно через меню Еще – Прочее – Изменить вариант отчета.

Далее нажимаем – Еще – Сохранить настройки или Загрузить настройки.

Старший консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Источник

Отчетность в 1С 8.3: настройка и заполнение

Одной из важнейших целей ведения бухгалтерского учета является формирование регламентированной отчетности. Например, Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Декларация по налогу на прибыль и т.д. Эти отчеты нужно сдавать в налоговые органы, ФСС, ПФР или предоставлять учредителям. Поэтому важно правильно и быстро заполнять отчетность.

Программа “1С:Бухгалтерия предприятия” позволяет это делать легко и просто. В инструкции рассмотрим, как заполнять регламентированную отчетность и какие есть нюансы при работе с ней.

Отчеты в 1С находятся в разделе “Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты”:

Для создания нового отчета нажмем кнопку “Создать”:

Как найти нужный отчет

После нажатия кнопки “Создать” откроется окно со списком отчетов:

Отчетов здесь очень много и первым делом требуется найти нужный. Частые отчеты можно добавить в раздел “Избранное”. Для этого для отчета установите значок звездочки:

Остальные отчеты доступны на закладке “Все”, здесь для поиска есть несколько вариантов.

1. Поиск по категориям отчетов:

В этом случае отчеты сортируются по папкам по видам отчетов. Например, бухгалтерская, налоговая отчетность, статистика и другие.

Читайте также:  Где в настройках переключить язык

2. Поиск по получателям отчетности:

Отчеты сортируются по контролирующим органам: ФНС, ПФР, ФСС и другие. Заходим в нужную папку и ищем отчет.

3. Поиск по названию отчета:

Достаточно ввести слово или фразу в строке поиска и программа подберет подходящие варианты.

Заполнение и настройки регламентированного отчета

Рассмотрим работу с отчетами на примере Бухгалтерской отчетности. При создании отчета выбирается организация и период:

Настройка разделов отчетов

При открытии отчета слева открывается список его разделов (страниц):

Приведенный состав страниц можно менять. В некоторых отчетах по умолчанию доступны не все разделы. Для просмотра всех страниц зайдите в меню “Ещё — Настройка”:

В открывшемся окне можно включать и исключать страницы путем установки или снятия флажков.

На закладке “Общие” задаются дополнительные настройки:

Например, можно задать, в каком формате выводятся суммы.

Как заполняются поля отчета

Как правило, отчеты состоят из титульного листа и различных таблиц.

Титульный лист заполняется автоматически (желтые ячейки), информация берется из данных информационной базы, например, из карточки организации.

Автоматически заполняется ИНН, КПП, адрес организации, различные коды и т.д. Желтые ячейки при необходимости можно изменять вручную, также для некоторых из них можно подбирать заготовленные значения. Для этого нажмите на ячейку два раза мышкой:

Ячейки в таблицах заполняются по следующим правилам:

  • Светло-зеленые — автоматически, можно изменять вручную.
  • Темно-зеленые — автоматически, редактировать нельзя. Заполняются на основании других ячеек.
  • Желтые — вручную.
  • Белые — заполнены по умолчанию, менять нельзя.

По заполненным цифрам можно посмотреть расшифровку по соответствующей кнопке:

В результате показывается, откуда появились цифры:

Как проверить отчет

После заполнения отчета его можно проверить, для этого используется кнопка “Проверка”:

Как распечатать отчет

Для печати отчета нажмите кнопку “Печать”:

Затем выберите один из видов печати и нажмите “Показать бланк”:

Откроется форма бланка:

Далее распечатайте отчет, либо сохраните его в файл.

Как выгрузить и отправить отчет

Для отправки отчета в государственные органы его можно выгрузить в файл, либо отправить напрямую, если подключен сервис 1С-Отчетность. Для выполнения этих операций нажмите соответствующие кнопки наверху отчета:

После сдачи отчета поменяйте его статус на “Сдано”:

Как загрузить внешний комплект отчетности

Отчеты обновляются вместе с новыми версиями программы. Но в некоторых случаях перед выходом релиза 1С готовит внешние формы отчетности. Эти формы можно загрузить в 1С, для этого:

  1. Зайдите на сайт 1С, найдите релиз программы и скачайте требуемую форму отчета:
  2. Файл хранится в архиве, распакуйте его.
  3. Откройте список регламентированных отчетов и перейдите в меню “Настройки — Отчетные формы — Справочник регламентированных отчетов”:
  4. Выделите в списке отчет и нажмите на значок с изображением карандаша:
  5. В окне настроек отчета установите переключатель “Файл” и выберите внешний файл с расширением *erf:

При этом возникнут сообщения, нажмите “Продолжить” и “Да”:

Затем нажмите “Сохранить”.

Отчет будет заменен, для его использования перезапустите 1С.

Аналогично можно обновить и другие отчеты. В дальнейшем при обновлении программы внешние отчеты будут заменены.

Источник