Меню

Outlook 2013 настройка задач



Outlook 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО

Интерфейс Microsoft Outlook 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.

Настройте приложение под себя: Настройте Outlook. Выберите понравившиеся варианты цветовых схем и фона и синхронизируйте их с другими своими компьютерами.

  1. Поиск: Вы можете выполнять поиск в папках, вложенных папках и даже других почтовых ящиках.
  2. Управляйте задачами, связанными с сообщениями, в списке сообщений: Систематизируйте по категориям, помечайте и удаляйте сообщения прямо в списке сообщений.
  3. Выполняйте больше задач в списке дел: В списке дел отображаются календарик, ваши встречи, люди и список ваших задач.
  4. Область пользователей: Просматривайте подробные сведения о пользователях в строках Кому, От и Копия каждого сообщения.
  5. Обзор: Быстро просматривайте свой календарь, людей и задачи. Вы можете даже просмотреть предстоящие встречи.
  6. Отвечайте на сообщения из области чтения: Отправляйте ответы и переадресовывайте сообщения прямо из области чтения. Составить ответ можно там же.
  7. Представление Backstage: Чтобы перейти в представление Backstage, где можно добавить учетную запись и изменить параметры, откройте вкладку Файл.

Настройте Outlook 2013 под себя

Начните с главного — добавьте свою учетную запись

Вы сможете отправлять и принимать сообщения только после подключения своей учетной записи. Если в вашей организации используется Microsoft Exchange, Outlook 2013 попытается настроить для вас учетную запись.

Начните с главного — добавьте свою учетную запись

Если вы используете почтовую службу в Интернете (например, Hotmail, Gmail или Yahoo!), введите свое имя, адрес электронной почты и пароль, чтобы настроить учетную запись.

Смените тему Office

Мы изменили дизайн Office 2013, чтобы предоставить вам рабочее пространство, напоминающее чистый лист бумаги. Если вы хотите сделать различные области Outlook более выразительными, смените тему Office.

Мы изменили дизайн Office 2013

Вы можете изменить цветовую схему Office 2013 для всех своих компьютеров, настроив параметры в разделе ФайлУчетная запись Office, или открыть диалоговое окно Параметры Outlook, чтобы выбрать новую цветовую схему только для этого компьютера. Возможные варианты: Белая, Светло-серая и Темно-серая.

Действия, которые вам могут потребоваться

Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Outlook 2013.

Действия Вкладка Группы
Применение бланка или фона к сообщению Файл Последовательно выберите команды ФайлПараметрыПочта и нажмите кнопку Шрифты и бланки. На вкладке Личный бланк нажмите кнопку Тема.
Отправка автоматических ответов при отсутствии на работе Файл В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Автоответы, выберите команду Отправлять автоответы и задайте нужные параметры (эта функция работает только для учетных записей сервера Microsoft Exchange Server).
Вставка рисунка или картинки Вставка В окне нового сообщения в группе Иллюстрации выберите одну из команд: Рисунки, Изображения из Интернета, Фигуры, SmartArt, Диаграмма или Снимок.
Управление сообщениями путем назначения правил Главная В представлении Почта выберите в группе Переместить команду Правила
Вставка символа или специального знака Вставка В окне нового сообщения выберите в группе Символы команду Символ.
Добавление праздничных дней в календарь Файл Выберите команду ПараметрыКалендарь. В разделе Параметры календаря нажмите кнопку Добавить праздники.
Предоставление общего доступа к календарю Главная В представлении Календарь выберите в группе Общий доступ команду Отправить календарь по электронной почте, Открыть доступ к календарю (эта функция доступна только для учетных записей сервера Microsoft Exchange Server) или Опубликовать в Интернете.

Почта — это далеко не все

Взаимодействие имеет большое значение, но ваше время не менее важно. В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем, задачами и взаимодействием с коллегами.

  1. Планируйте собрания Lync: Встречайтесь с собеседником лично или экономьте время, проводя собрания в сети с помощью Lync 2013.
  2. Соотносите свои планы с погодой: Вы можете увидеть одновременно прогноз погоды для своего города и четырех других. Если вы планируете встречу за городом, то сразу поймете, что нужно взять с собой.
  3. Обзор: Наведите указатель мыши на собрание или встречу, чтобы просмотре
  4. Просматривайте календари других людей: Вы можете быстро выбрать подходящее время для собрания с участием коллег.
Читайте также:  Настройки карты в unturned

В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем

Создание подписи электронной почты

Вот как можно создать новую подпись электронной почты:

  1. Выберите команду ФайлПараметрыПочта. В разделе Создание сообщений нажмите кнопку Подписи.
  2. На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать и введите имя для подписи.
  3. В поле Изменить подпись введите текст, который нужно включить в подпись, а затем отформатируйте его с помощью встроенных инструментов.

Вот как можно создать новую подпись электронной почты

Если вы создали подпись раньше, то можете скопировать ее из любого отправленного сообщения и вставить сюда.

Автоматическое добавление подписи в сообщения

Вот как можно задать автоматическое добавление подписи в новые сообщения:

  1. Находясь в любом представлении, выберите команду ФайлПараметрыПочта. В разделе «Создание сообщений» нажмите кнопку Подписи.
  2. В разделе Выберите подпись, используемую по умолчанию выберите нужную подпись в списке новые сообщения. При желании вы можете выбрать другую подпись в списке ответ и пересылка.
  3. Чтобы вручную добавить подпись, в окне нового сообщения на вкладке Сообщение в группе Включение нажмите кнопку Подпись и выберите в меню нужный пункт.

Вот как можно задать автоматическое добавление подписи

Источник

Настройка Microsoft Outlook 2013

Шаг № 1. Запустите программу Microsoft Outlook 2013, в верхнем левом меню выберите пункт «Файл», затем кликните по кнопке «Добавить учётную запись».

Шаг № 2. В открывшемся окне установите флажок «Ручная настройка или дополнительные типы серверов» и нажмите кнопку «Далее».

Шаг № 3. Выберите опцию «Протокол POP или IMAP» и нажмите кнопку «Далее».

Шаг № 4. В появившемся окне укажите параметры вашего почтового ящика.

  • В поле «Введите имя» укажите имя, под которым вас будут видеть получатели писем;
  • В поле «Адрес электронной почты» укажите полный адрес вашего электронного ящика, например, mail@example.com;
  • Из списка «Тип учетной записи» выберите протокол работы с почтой:
    • IMAP – вся почта хранится на сервере. Выберите IMAP в случае, если вы планируете работать с почтой с нескольких устройств и через веб-интерфейс.
    • POP3 – почта скачивается с почтового сервера. Выберите POP3, если работа с почтой планируется только с одного устройства.
  • В полях «Сервер входящей почты» и «Сервер исходящей почты ( SMTP )» укажите адреc mail.nic.ru;
  • Значение поля «Пользователь» должно совпадать со значением поля «Адрес электронной почты» — в нем указывается полный адрес вашего электронного ящика.

Также вы можете указать пароль к данному почтовому ящику и установить флажок «Запомнить пароль». Обращаем внимание, что хранение паролей в почтовом клиенте может привести к их краже и использованию вашего почтового ящика для противоправных действий.
После указания всех данных нажмите кнопку «Другие настройки»

Шаг № 5. В появившемся окне перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты». Установите флажок «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите опцию «Аналогично серверу для входящей почты»

Шаг № 6. На вкладке «Дополнительно» укажите тип шифрованного подключения «SSL».
В случае, если ваш интернет-провайдер блокирует какие-либо порты, вы можете использовать альтернативные.
Для подключения к почтовому серверу доступны следующие порты:

  • IMAP: шифрованное подключение SSL — 993, без шифрования — 143
  • SMTP: шифрованное подключение SSL — 465, без шифрования — 587
  • POP3: шифрованное подключение SSL — 995, без шифрования — 110

Шаг № 7. Поздравляем! Вы успешно ввели все сведения, необходимые для создания учетной записи. Чтобы закрыть окно мастера и начать работу с почтой, нажмите кнопку «Готово».

Источник

Управление задачами в MS Outlook. Как настроить, как пользоваться

«Обычные» люди используют MS Outlook, входящий в комплект MS Office, процентов эдак на 10. И, чаще всего, почту Outlook. Некоторые даже путают MS Outlook и Outlook Express. Реже пользуются адресной книгой Oulook. И зря. Ведь в Outlook есть возможности, которые способны не только упорядочить работу, но и высвободить огромное количество времени для тех дел, которые являются приоритетными. Давайте поговорим о задачах, категоризации с помощью MS Outlook, делегировании и контроле поручений, о том, как организовать тайм менеджмент на Outlook 2007.

Читайте также:  Сигнализация кгб tfx 5 настройка автозапуска

Эффективная и настраиваемая возможность работать с задачами – одно из наиболее ценных свойств Outllok. Цель данной статьи – показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их и выстраивать с логическую систему, как делегировать задачи и контролировать их выполнение с помощью программы Outlook.

Создание новой задачи

Для создания новой задачи необходимо:

1. перейти в раздел «Задачи»

2. нажать кнопку

3. появится основное окно задачи:

4. Для создания повторяющейся задачи необходимо нажать кнопку

в результате чего появится следующее меню:

Определение параметров задачи

1.В меню нажмите Параметры, появится окно:

2. Для выбора необходимого времени оповещения существует два способа:

• Время начала работы с MS Outlook, в этом случае вы ставите время прихода на работу.

• Время общего контроля задач — выбирается единое время для контроля всех задач, при выборе такого типа напоминания важно помнить, что оповещение ставится только на задачи высокой важности, требующие отдельного внимания.

3. Параметры задачи позволяют нам:

Назначение и отслеживание задач

МS Outlook позволяет создавать не только задачи для личного пользования, но и задачи, которые необходимо делегировать кому-то другому. При назначении задач у Вас на компьютере остается только копия задачи, и вы не можете вносить в нее изменения, копия будет обновляться одновременно с обновлением порученной задачи.

Для того, чтобы назначить задачу, необходимо:

• в основном окне задачи нажать

• появится поле Кому, в котором необходимо ввести адрес того, Кому делегируется задача. При назначении задачи нескольким ответственным одновременно, обновление задачи будет отсутствовать.

Если нет необходимости отслеживать задачу, ее можно отправить электронным сообщением, сделать это можно двумя способами:

1. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите задачу на папку Почта;

2. В окне задачи нажать кнопку , затем нажать Переслать, задача будет послана, как вложенный документ.

При делегировании задачи ВАЖНО соблюдать следующие правила:

1. Точно опишите задачу, используя место комментариев;

2. Указать какому виду ключевой деятельности соответствует задача;

3. Желаемый результат должен содержаться в названии задачи;

4. Делегируйте ресурсы по возможности письменно перечислите;

5. Согласуйте процедуры отчетности и контроля;

6. Определите последствия (вознаграждения и штрафы);

7. Не вмешивайтесь в ход исполнения.

Задача должна соответствовать двум критериям:

 Е – единица измерения

 О – определенно во времени 2. УМНАЯ

 Я – я могу достичь

Работа с делегированными задачами

При получении делегированной задачи, тот, кому задача делегирована, может принять ее или отклонить.

Чтобы принять задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите после чего задача автоматически перемещается в меню задачи, а делегировавшему задачу автоматически отправится уведомление, что задача была принята.

Чтобы отклонить задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите , делегировавший задачу, получит уведомление, что задача не принята.

При приеме задачи, а так же при дальнейшей работе над ней необходимо изменять ее состояние и процент готовности:

1. Не началась; 25%
2. Выполняется; 50%
3. Отложена; 75%
4. В ожидании; 100%
5. Завершена.

В случае изменения статуса уведомление об этом отправляется делегировавшему задачу автоматически. При выставлении 100% задача автоматически считается завершенной.

Когда задача завершена, необходимо открыть вкладку Подробно

Объем работ: сколько планировалось потратить времени.

Организации: с кем были контакты по ходу выполнения задачи.

Outlook позволяет самостоятельно отправлять отчеты по делегированным задачам:

1. Открыть окно делегированной задачи

2. Нажать Отправить отчет

3. В поле Кому ввести адрес.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЗОРА ЗАДАЧ

Читайте также:  Регистратор novicam 1908 настройка

Требования к обзору задач:

• вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.

• информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.

Все краткосрочные задачи к исполнению удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Доступ к настройке представлений из меню:

Оптимизация обзора с помощью категорий

Оптимизация обзора будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.

2. Формы представления краткосрочных задач в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

1. Стандартные — по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские — те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи очень простые, например, позвонить кому-то, и задачи сложные, включающие в себя много действий, например, разработать проект.

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на категории в соответствии с ключевыми областями:

Вот кнопка задания категории в поле задачи в увеличенном виде

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Чтобы создать новую категорию, необходимо вписать ее название в поле «Элемент принадлежит следующим категориям» и нажать

Для удаления ненужных категорий нажмите Вы увидите меню: используя кнопки «добавить» и «удалить», Вы можете сформировать именно тот список категорий, который будет максимально Вам удобен.

Если вам нужно присвоить категорию большой группе накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам.

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по ключевым областям, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:

1. Вызвать контекстное меню, нажатием правой кнопки мыши на пустом поле.

2. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка»

3. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю» выбрать пункт «Категории».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился. Все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. Значит, можно смотреть и работать с задачами одной категории (например, продажи), не отвлекаясь на посторонние задачи и отвлечения.

Мы постарались показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их, выполнять, делегировать и контролировать их исполнение с помощью электронного планировщика Outlook. Надеемся, эти сведения и рекомендации окажутся полезными.

Такой инструмент – не панацея от хаоса и избытка срочных и важных дел. Он выполняет вполне конкретную задачу – помогает Вам справляться с задачами более эффективно, сберегая Вам и время, и усилия, и деньги.

Источник

Adblock
detector