Настройка выгрузки данных из «1С:ЗУП 8» в «1С:Бухгалтерию 8»
В ситуациях, когда бухгалтеры совместно используют два программных решения – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерию 8» — часто появляется задача выполнить перенос данных из одной программы в другую. Представленная статья содержит инструкцию, которая поможет вам корректно выполнить данную операцию. Отметим, что настройка осуществляется один раз. В дальнейшем перенос данных будет выполняться автоматически. Также имейте ввиду, что в «1С:Предприятии 8» возможности учета представлены в различных вариантах, поэтому все выбранные способы должны быть отражены в настройках переноса данных.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8» связаны между собой на уровне проводок. Специальная обработка «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» предназначена именно для данной задачи. Она предоставляет два режима работы — перенос проводок и перенос кассовых операций.
Режим переноса проводок
Созданный в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» документ «Отражение зарплаты в регл учете», должен быть перенесен в режиме переноса проводок в «1С Бухгалтерии 8».
Для выполнения обработки «Выгрузки данных в бухгалтерскую программу» следует обратиться к пункту меню «Сервис — Обмен данными» в «1С:ЗУП 8». Перед началом запуска обработки сначала следует указать период , а именно месяц, за который должны быть выгружены проводки, указать путь и файл выгрузки, а также отметить флажком строку «Отражение зарплаты в регл учете».
Поводки выгружаются ежемесячно один раз после расчета заработной платы, начисления налогов и взносов, а также после формирования проводок. То есть выполнять выгрузку и загрузку можно любое количество раз, но каждая последующая загрузка будет замещать предыдущую.
Теперь обратимся к меню в «1С:Бух.8». Открываем «Сервис — Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8» — «Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» . Здесь нам нужно указать файл, в который мы будем выполняться выгрузку, после чего жмем кнопку «Выполнить».
Перед выгрузкой из «1С:ЗУП 8», необходимо сформировать проводки. При этом должны быть выполнены определенные настройки, начинать которые следует с используемых измерений учета в Бухгалтерии 8.
Для этого в Бухгалтерии 8 открываем закладку «Расчеты с персоналом» в Настройке параметров учета отмечаем, что учет расчетов ведется по зарплате , а кадровый учет ведется «Во внешней программе». Также определяем аналитику счета 70: «Сводно по всем работникам» или «По каждому работнику».
Если учет в1С:Бухгалтерии был выполнен раньше, чем использование программы «1С:ЗУП», надо выполнить в нее выгрузку « Сведений для выгрузки в новую информационную базу». Для этого открываем меню в Бухгалтерии 8 и выбираем выбрать Сервис -> Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8 -> Выгрузка данных в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом»
Указываем файл, в который будут выгружаться данные.
Просим обратить внимание, что для возможности выгрузки в дальнейшем в «1С:Бухгалтерия 8» проводок и платежей, нужно не забывать о синхронизации данных.
Подразделения организаций и сведения об организации должны идентично отражаться в обеих программах. Если аналитический учет расчетов выполняется по каждому сотруднику, элементы справочника «Физические лица» и справочника «Сотрудники организации» также должны совпадать.
Итак, мы выполнили выгрузку начальных данных из «1С:Бухгалтерии 8» . Теперь нам надо перенести их в «1С:ЗУП 8». В этой программе открываем закладку «Загрузка данных», которая находится в меню «Сервис – обмен данными – универсальный обмен», и там выбираем файл, в который будем загружать данные, затем нажимаем кнопку «Загрузить данные», расположенную в верхней части окна.
Теперь выполним начальные настройки в «1С:ЗУП 8» . Открываем меню «Сервис -> Настройка программы» на закладке «Программа бухучета». Указываем программу бухгалтерского учета, которая используется и режим выгрузки. Если при работе с системой была выполнена замена редакции «1С:Бухгалтерии 8», например, с ред.2.0 на ред.3.0, надо поменять эту настройку и заново сформировать проводки до их выгрузки.
Если в Бухгалтерии 8 потребуется формирование регламентированной отчётности, то ставим флажок над пунктом «Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам». В форме обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» появятся доступные для отметки флажками пункты «Данные учета пособий по социальному страхованию» и «Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН)»
Если флажок будет установлен над «Данными учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН)» помимо проводок дополнительно может быть выгружена такая информация, как:
- Информация, расположенная в независимых регистрах сведений: Применение вычетов (НДФЛ) , Стандартные вычеты физических лиц на детей, Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ), Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ
- Документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» с данными учета, дата которого попала в указанный период
- Информация, расположенная в регистрах накопления будут перенесена в документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН». Также по данным движения регистра НДФЛ имущественные вычеты с видом движения «Приход» будет формироваться документ «Подтверждение права на имущественный вычет»
- Данные, находящиеся в регистрах накоплений: НДФЛ расчеты с бюджетом, сведения о доходах, имущественные вычеты, а также Учет доходов для исчисления страховых взносов, Страховые взносы исчисленные, ЕСН Сведения о доходах, ЕСН Исчисленный, сформированные за указанный период
Если флажок установлен над «Данными учета пособий по социальному страхованию», то переноситься дополнительно будут документы « Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» с данными учета, у которых дата попала в указанный период. Также будет переноситься информация из регистров: «Пособия социальному страхованию, введенных за указанный период», «Пособия по уходу за ребенком до полутора лет», « Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет».
Формирование регламентированной отчетности рекомендуем выполнять по зарплате в программе «1С:ЗУП 8» .Также не следует перезагружать «1С:Бухгалтерию 8» излишними данными (не рекомендуется помечать флажком опцию « Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам в настройке программы»)
Теперь выполняем настройку проводок. В учете можно указать способы отражения для сотрудника, подразделений и для определенного вида расчета.
В таком случае данные используются в определенной последовательности по способу отражения, указанного в учетах по:
- Конкретному плановому начислению определенного сотрудника
- Конкретному начислению
- Документу «Ввод распределения основного заработка сотрудников организации»
- Заработку сотрудника
- Заработку
- Заработку организации
- Способу «Отражения начислений по умолчанию»
Документом «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений» регистрируется отражение способа плановых начислений для конкретных сотрудников.
Документом «Учет основного заработка сотрудника организации в регламентированном учете» регистрируется способ отражение зарплаты сотрудников.
Отметим, что перечисленные выше два документа следует использоваться только в редких случаях, а именно в ситуациях, когда требуется указать исключение из правила для вида расчета. Общее правило указывается в реквизите «Отражение в бухучете основных и дополнительных начислений»
Выбирая способ, по которому будут отражаться затраты в настройках вида расчета можно указать определенную проводку в справочнике «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете», или варианты по состоянию на дату события или по базовым начислениям.
Первый вариант позволяет отражать начисление в учете в тех же счетах, в которых отражаются также ранее базовые начисления, но только пропорционально по их значению. Второй вариант позволяет отражать начисление в учете также, как основной заработок на дату начала события.
Из способа отражения затрат на закладке «Бухучет» в форме справочника «Подразделения организаций», в котором указан зачисленный сотрудник, берется общее правило для сотрудника. Если там отсутствует способ отражения затрат, то мы должны найти его на закладке «Бухгалтерский учет зарплаты» в форме справочника Организации.
Через документ «Ввод распределения основного заработка сотрудников организаций» можно временно (на 1 месяц) регистрировать распределение по разным счетам основного заработка. Этот способ удобен, когда нужно выделить долю заработка при ЕНВД.
Во всех указанных выше формах, заполнение способа отражения затрат осуществляется с использованием справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Его можно найти в меню» Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Способы отражения зарплаты в учете»
В данном справочнике имеются предопределенные проводки
Данный справочник может быть заполнен в начале установки настроек или же можно добавлять используемые варианты учета затрат по мере необходимости.
Заполнение всех реквизитов нужно не всегда. Скорее наоборот, в основном их нужно оставлять незаполненными.
Если мы не указываем счет кредита или дебета, то он будет подставляться автоматически, но только в случае, если у начисления с назначенной данной проводкой имеется расчетная база и определено ее отражение в бухучете.
Если не указываем значение «Подразделение на затратных счетах», то данные также будут проставляться автоматически по подразделению, где числится работник.
Не следует указывать значение «Работники на счете 70» , так как оно подбирается автоматически по сотрудникам, по которым начисления отображаются в учете при «Режиме выгрузки проводок в бухгалтерскую программу» вместе с детализацией по работникам.
«Контрагенты» выбираются из РЕКВИЗИТА «Получатель документа» во время отражения удержаний по исполнительным листам.
Страховые взносы для внебюджетных фондов, а также пособия, выплачиваемые за счет работодателя, отображаются по умолчанию на счетах затрат с той же статьей затрат, что и у начислений, с которых производился расчет.
Отражение в бухгалтерском страховых взносов и пособий, выплачиваемых за счет работодателя по статьям затрат, отличные от статьи затрат начисления, выполняются после настройки в справочнике «Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучете» на соответствие статей затрат. Находится в меню «Расчет зарплаты по организациям -> Учет зарплаты -> Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл учете»
Видом статьи затрат, начислений и статье затрат предназначенной для отражения страховых взносов и доли пособия, описывается соответствие. Задать его можно для:
- Страховых взносов, используемых при описании порядка отражения в учете данных взносов на и накопительную или страховую части пенсии ТФОМС, ФСС и ФФОМС
- ФСС НС при задании соответствия статей затрат на страховку от несчастных случаев на производстве и проф. Заболеваний, а также по отчислениям в ФСС
- Пособий, выплачиваемых за счет работодателя. Отметим, что данная статья затрат применялась ранее, когда не было отдельного вида расчета для оплаты пособия работодателем
При необходимости также можно добавить другие статьи затрат. Список их видов дополняется автоматически посредством элементов справочника «Оценочные обязательства и резервы»
Настройка соответствия (список правил) выполняется в следующем порядке: сначала указываем вид статьи затрат, далее задаем статью затрат начислений, которую требуется подменить, и статью затрат, на которую будет она замена. Если мы не указываем статью затрат начислений, то страховые взносы, которые относятся к указанному виду статьи, отразятся по статье затрат в колонке «Статья затрат»
Порядок действий при формировании проводок:
- Сначала выполняем настройки в программе «1С:ЗУП 8» и в программе «1С:Бухгалтерия 8»
- Проверяем, что объекты, используемые при выгрузке в обеих программах, совпадают
- Начисляем и рассчитываем заработную плату в «1С:ЗУП 8»
- Рассчитываем взносы и налоги в «1С:ЗУП 8»
- Проверяем через отчет «Анализ начисления сотрудникам организаций», что во время формирования проводок были учтены все начисленные суммы, а также сравниваем данные через отчет «Свод начисленной зарплаты организаций с показателем по счету 70» из отчета «Отражение зарплаты в регламентированном учете»
- Формируем файл выгрузки в «1С:ЗУП 8»
- Загружаем данный файл в «1С:Бухгалтерию 8»
Режим переноса кассовых операций
Банковские и кассовые документы можно переносить посредством обработки «Выгрузки данных в бухгалтерскую программу» в режиме «Переноса кассовых операций»
Если проводки, как было отмечено ранее, планируется переносить только в конце месяца, то кассовые операции переносятся регулярно по мере возникновения.
Чтобы перенести кассовые операции, нам нужно отметить флажком пункт «Кассовые документы» и указать способ выгрузки «Все документы» или» Только депонирование».
Список документов для выгрузки для варианта «Все документы» зависит от установленных параметров в учете «Выплата зарплаты».>
Если мы не выбрали « Упрощенный учет взаиморасчетов», то к выгрузке будут доступные такие документы, как:
- Расходный кассовый ордер
- Приходный кассовый ордер
- Зарплата к выплате организации
- Списание депонентов в доходы организаций
- Депонирование организаций
- Платежное поручение исходящее
При выборе варианта «Только депонирование» выгружать можно документы:
- Депонирование организаций
- Списание депонентов в доходы организаций
- Зарплата к выплате организации
При упрощенном учете взаиморасчетов такие платежные документы, как «Расходный кассовый ордер» и «Платежное поручение» не создаются, поэтому выгружаться они не будут.
Если в указанном периоде выгрузки были введены документы «Расходный кассовый ордер» с типом операции «Выплата заработной платы сотруднику», тогда выгрузка сводных данных будет невозможна. В этом случае мы рекомендуем выгрузить подробные данные или отменить проведение документа «Расходный кассовый ордер» с данным видом операции.
Выгружая кассовые документы, следует отслеживать период выгрузки и утверждать регламент нумерации документов для более удобной работы с «1С:Бухгалтерия 8». Например, можно принять решение, что номер кассового документа всегда будет присваиваться в данной программе.
В последующем можно использовать варианты в зависимости от доступа расчетчика в базу данных «1С:Бухгалтерии 8». Он может устанавливать самостоятельно номер в программе «1С:Бухгалтерии 8» или это выполняет бухгалтер, выполняющий отправление электронных сообщений об очередном кассовом документе. Потом этот номер должен дублироваться в программе «1С:ЗУП 8».
Источник