Настройка рабочей среды табличного процессора MS Excel.
Когда идет речь о настройке среды Excel, то обычно подразумевается создание комфортных условий работы в электронных таблицах. Эти условия включают в себя, во-первых, внешний вид интерфейса, наиболее отвечающий текущим потребностям пользователя, а во-вторых, удобство выполнения наиболее часто используемых операций. Стоит еще раз отметить, что значительная часть настроек внешнего вида выполняется с использованием команд пункта меню Вид, а также опций вкладки Вид диалогового окна Параметры. С проблемой удобства и скорости выполнения операций пользователь начинает сталкиваться уже вскоре после начала работы в Excel.
Если первые шаги делались с использованием команд прикладного меню, то следующим шагом бывает использование стандартных панелей инструментов и контекстных меню. Существенное ускорение работы происходит при использовании клавиатурных комбинаций Excel. Большим подспорьем является использование автоматических функций таблиц (автозаполнение и др.). Однако нередко пользователю и этого бывает мало. В этом случае можно перейти к следующему этапу оптимизации своей работы — настройке и дополнению стандартных средств управления редактором, а именно, панелей инструментов и, реже, меню приложения.
Настройка панелей инструментов включает в себя добавление (удаление) инструментов на стандартные панели инструментов, а также создание новых панелей инструментов. Для того, чтобы добавить новый инструмент на одну из выведенных в данный момент панелей, необходимо: Файл/Параметры/Настройка ленты
21.Технология работы: ввод и редактирование содержимого ячейки. Управление рабочими листами и др.
Редактированием называется изменение содержимого.
Запись новой информации поверх старой, переход в режим редактирования (двойной щелчок мышкой по ячейке или клавиша F2) редактирование данных в строке формул, при редактировании и удалении формат ячейки сохраняется.
Операции над группой листов: ввод данных, редактирование содержимого ячеек, форматирование ячеек, заполнение значениями, печать группы листов с единым параметром, выделение ячейки с определенным содержимым.
Виды автоматизации ввода данных: автозавершение(предназначено для автоматизации ввода текстовых данных, применяется при вводе в ячейке первого столбца ), атозаполнение числами(производится по строкам или по столбцам), автозаполнение формулами.
22.Работа с формулами: правила записи формул, основные операторы, их приоритет, характерные ошибки в формулах, сообщения об ошибках. Формулы для массивов.
Формула –это последовательность операндов, разделенных операторами признаком ввода формулы является знак =. Операторы – знаки действий выполняемые над операндами. Операнды- это объекты над которыми выполняются действия.
1. Ввод формул в MS Excel отличается от ввода констант. Формулы в MS Excel начинаются с символа «=«. Отсутствие лидирующего символа «=» приводит к заданию не формулы, а текстового выражения, которое не подлежит вычислению. В качестве операндов арифметических выражений можно использовать константы, ссылки (адреса ячеек), функции. При создании формул в MS Excel пользователь может сталкиваться со стандартными ошибками:
1) Значки ###— ошибки как таковой нет, просто текст не вмещается в ячейку, требуется изменить еѐ ширину.
2) Деление на нуль #ДЕЛ/0.
3) Ссылка на ячейки с неопределенным значением: #Н/Д.
4) Excel не распознаѐт имя или адрес ячейки: #ИМЯ?Либо собственное имя ячейки написано неверно или ячейки с таким именем не существует.
5) Наличие пересекающихся областей: #ПУСТО!Задано пересечение двух диапазонов, которые не имеют общих ячеек.
6) Числовой аргумент, находящийся за пределами допустимых значений или функция не может получить результат при заданных аргументах: # Число!
7) Неверная ссылка на ячейку: #ССЫЛКА!Ячейки, на которые ссылается формула, были удалены или на их место помещено содержимое скопированных ячеек.
8) Значение не того типа, что ожидается: #ЗНАЧ!Например, мы ссылаемся на ячейку, в которой вместо числовых данных находится текст.
Массив – это прямоугольный сложный диапазон формул, который MS Excel обрабатывает как единое целое результатом расчетов которого может быть как массив, так и 1 число.
Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно значение или группу значений. Формула массива обрабатывает несколько наборов значений, называемых аргументами массива. Каждый аргумент массива должен включать одинаковое число строк и столбцов. Формула массива создается так же, как и другие формулы, с той разницей, что для ввода такой формулы используются клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.
Константы массива могут содержать числа, текст, логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ), а также значения ошибок. При этом числа можно использовать в целочисленном, десятичном или экспоненциальном формате. А текст необходимо заключать в двойные кавычки («).
Константы массива НЕ МОГУТ содержать дополнительные массивы, формулы или функции. Числовые значения НЕ МОГУТ содержать знаки процента, валюты, запятые или кавычки.
Ввод формулы массива: выделить ячейку или диапазон, который будет содержать результаты; набрать формулу массива, как обычную формулу; нажать клавиши для ввода формулы. При вводе формула массива автоматически заключается в фигурные скобки (<>).
Дата добавления: 2015-01-29 ; просмотров: 18 | Нарушение авторских прав
Источник
3. Настройка Excel
3.1. Настройка интерфейса Excel
Excel допускает настройку двух видов – настройку интерфейса и настройку параметров.
Настройка интерфейса выполняется командами меню ВИД . С помощью команд этого меню можно выполнить следующие виды настроек:
• Включение или выключение различных панелей инструментов.
• Размещение или удаление с панелей кнопок для выполнения действий, не предусмотренных в панели инструментов Стандартная или Форматирование.
Чтобы включить/выключить какую-нибудь панель можно воспользоваться одним из следующих способов:
• В меню ВИД выбрать команду ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ .
• В раскрывшемся списке выбрать элемент с названием панели и щелкнуть на нем. На экране появится/закроется выбранная панель.
• Путем перетаскивания поместить включенную панель инструментов в удобное место экрана или в строку панелей.
• Щелкнуть правой кнопкой мыши в области панелей инструментов.
• В раскрывшемся списке выбрать элемент с названием вызываемой/отключаемой панели и щелкнуть на нем. На экране появится/закроется выбранная панель.
• Путем перетаскивания поместить включенную панель инструментов в удобное место экрана или в строку панелей.
Рис. I.2. Список панелей инструментов
• В меню СЕРВИС выбрать команду НАСТРОЙКА (эту же команду можно выбрать в раскрывшемся списке панелей по любому из предложенных выше способов).
• В диалоговом окне Настройка выбрать закладку Панели инструментов
• В списке Панели инструментов выбрать название панели и установить (убрать) флажок слева от ее названия, на экране появится (удалится) соответствующая панель
• Щелкнуть на кнопке Закрыть.
Рис. I.3. Вид окна НАСТРОЙКА .
Чтобы разместить на какой-либо панели инструментов кнопку для вызова команды, которая в панели инструментов Стандартная не предусмотрена, следует выполнить следующую последовательность действий:
• В меню ВИД выбрать команду ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ .
• В раскрывшемся списке выбрать элемент Настройка и щелкнуть на нем, появится диалоговое окно Настройка.
• В диалоговом окне Настройка выбрать закладку Команды.
• Из списка в окне Категории выбрать нужный элемент и щелкнуть на нем, в окне Команды отобразятся значки команд, включенных в выбранную категорию.
• Выбрать значок команды и перетащить его на какую-либо панель инструментов.
• Для удаления значка вызвать на нем контекстное меню и выполнить команду Удалить.
• Щелкнуть на кнопке Закрыть.
Чтобы создать новое меню следует выполнить действия:
• В меню ВИД выбрать команду ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ .
• В раскрывшемся списке выбрать элемент Настройка и щелкнуть на нем, появится диалоговое окно Настройка
• В диалоговом окне Настройка выбрать закладку Команды
• Из списка в окне Категории выбрать Новое меню и щелкнуть на нем, после чего оно отобразится в окне Команды.
• Перетащить мышью эту кнопку на свободное место строки меню.
• Вызвать контекстное меню для созданного меню.
• В поле Имя контекстного меню ввести текст, определяющий имя меню.
• В контекстном меню выбрать команду Назначить макрос.
3.2. Настройка параметров Excel
Настройка параметров Excel выполняется с помощью диалогового окна Параметры, открываемого командой меню С ЕРВИС /П АРАМЕТРЫ (Tools/Options) (Рис. I.4).
Окно Параметры имеет восемь закладок, каждая из них позволяет настроить определенную группу параметров путем включения соответствующих параметру флажков или переключателей.
Рис. I.4 Вид окна ПАРАМЕТРЫ
Закладка Общие позволяет устанавливать стиль ссылок (адресов), защиту от макровирусов, звуковое сопровождение событий, количество листов в создаваемой книге, тип и размер шрифта, рабочий каталог (где будут сохраняться рабочие книги по умолчанию) и некоторые другие свойства
Закладка Вид позволяет указать, надо ли отображать строку формул, строку состояния, внедренные объекты, кроме того, позволяет установить параметры окна. Перечень параметров и их назначение приведены в таблице 1.1.
Включает (выключает) отображение в ячейках рабочей книги
Включает (выключает) линии сетки на рабочем листе
Разрешает (не разрешает) отображать в ячейках рабочего листа
Заголовки строк и столбцов
Включает (выключает) заголовки столбцов и нумерацию строк
Включает (выключает) символы структуры, если на рабочем
листе есть созданные структуры
Включает (выключает) полосы прокрутки в окне документа
Включает (выключает) отображение ярлычков рабочих листов
Устанавливает цвет линий сетки рабочего листа
Закладка Вычисления содержит три группы установок. Группа позволяет установить автоматический режим вычислений, автоматический кроме таблиц и ручной режим вычислений. При включенном автоматическом режиме пересчет в рабочей книге производится после каждого изменения исходных данных или формул.
При включенном ручном режиме пересчет в рабочей книге производится только после щелчка на кнопке Вычислить закладки Вычисления или нажатия клавиши , а пересчет только в активном рабочем листе после щелчка на кнопке Пересчет листа.
Закладка Переход позволяет установить формат файла для сохранения рабочей книги некоторые параметры, позволяющие Excel работать в режиме Lotus 1-2-3.
Закладка Списки позволяет создавать встроенные списки Excel непосредственно в окне этой закладки или импортировать их из диапазона ячеек рабочего листа.
4. Операции с рабочей книгой
4.1. Создание новой рабочей книги
После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу с именем Книга 1 (Book1). Перед созданием новой рабочей книги рекомендуется определить количество листов в новой книге, выбрав СЕРВИС / ПАРАМЕТРЫ / вкладка ОБЩИЕ и в поле Листов в новой книге задав нужное число.
Для создания новой рабочей книги нажать кнопку СОЗДАТЬ КНИГУ стандартной панели или задать команду СОЗДАТЬ из меню ФАЙЛ , указать значок КНИГА во вкладке ОБЩИЕ , нажать ОК .
4.2. Открытие существующей рабочей книги
Открыть существующую и хранящуюся в файле рабочую книгу можно следующими способами:
• Если данный файл является одним из последних корректированных или создаваемых ранее, то вызов можно произвести, выбрав его имя в нижней части меню ФАЙЛ .
• В общем случае любой файл может быть вызван на экран по команде ОТКРЫТЬ из меню ФАЙЛ или при нажатии на кнопку ОТКРЫТЬ стандартной панели. Далее надо открыть нужную папку или диск, используя кнопки перехода, выбрать его имя в поле ФАЙЛ или выбрать это имя из списка
(при необходимости перейти в другую папку или на другой диск).
Если при записи файла на диск он был защищен паролем, то по запросу системы ввести пароль.
Источник
Настройка параметров программы в Excel 2010
Весь дальнейший материал этой статьи посвящен параметрам Excel 2010, собранным в окне, которое открывается из меню вкладки Файл щелчком на кнопке Параметры Excel.
Основные параметры
Основные параметры программы устанавливаются с помощью элементов управления, собранных в категории Основные. В этой категории есть три группы элементов управления: Основные параметры работы с Excel 2010, При создании новых книг и Личная настройка Microsoft Office. Начнем с элементов управления, представленных в разделе Основные параметры работы с Excel.
Рис. 2.10. Всплывающая мини-панель инструментов
В разделе При создании новых книг задаются параметры, которые будут применяться ко всем вновь создаваемым документам.
- Шрифт — тип шрифта.
- Размер — размер шрифта.
- Режим, используемый по умолчанию для новых листов — имеется в виду режим отображения страницы (обычный или один из режимов разметки страниц).
- Число листов — количество листов в книге (по умолчанию их 3, но часто такое количество не нужно, и вы можете установить значение 1, тогда книга будет создаваться с одним листом).
В разделе Личная настройка Microsoft Office задаются личные предпочтения пользователя.
- Имя пользователя — введенное в это поле имя будет далее вставляться в поле свойства Автор всех вновь создаваемых документов.
- Выберите языки, с которыми вы собираетесь работать в Microsoft Office — по умолчанию в Excel доступно только два языка. Это значит, что режимы клавиатуры и функции проверки правописания будут работать только с этими двумя языками. Если же вы собираетесь вводить текст или другие данные на иных языках, необходимо щелкнуть на кнопке Языковые параметры, выбрать в левом списке нужный вам язык и щелчком на кнопке Добавить перенести его в список доступных языков.
Источник