Меню

Настройка outlook 2003 для inbox



Особенности настройки и использования почтового клиента Microsoft Office Outlook 2003

Особенности настройки и использования почтового клиента Microsoft Office Outlook 2003

1. Изменение настроек учетной записи электронной почты в Microsoft Office Outlook 2003;

2. Настройка учетной записи почты при переходе с коммутируемого соединения на VPN-соединение;

3. Установка увеличенного интервала ожидания ответа от сервера;

4. Установка периода хранения сообщений на почтовом сервере либо отключение данной опции;

5. Настройка приема заголовков крупных сообщений и последующей отметки их для загрузки с сервера для улучшения удобства работы при коммутируемом подключении посредством телефонной линии;

Пункт: 2.1. стр. 10

6. Создание новой учетной записи электронной почты в Microsoft Office Outlook 2003;

Пункт: 3.1. стр. 21

7. Добавление и настройка подписей для новых сообщений и ответов на входящие сообщения;

Пункт: 4.1. стр. 26

8. Настройка параметров безопасности для ЭЦП и Шифрования (отправка сообщения без ЭЦП и Шифрования);

Пункт: 5.1. стр. 31

Создание новой учетной записи электронной почты в Microsoft Office Outlook 2003

1.1. Запустите программу «Microsoft Office Outlook 2003» по следующей схеме:

«Пуск» → «Программы» → «Microsoft Office» → «Microsoft Office Outlook 2003».

Если при запуске программы запустится мастер настройки учетных записей, переходим к пункту настройки 1.4. Если запуск мастера настроек не произошел, вызываем его из меню «Сервис»→«Учетные записи электронной почты» согласно рисунку 1.

1.2. Если Вы хотите добавить новую учетную запись электронной почты, тогда нужно отметить первый пункт и нажать кнопку «Далее» иначе второй пункт, который выделен красной рамкой на рисунке 2.

1.3. При выборе второго пункта на шаге 1.2. на данном шаге требуется выбрать учетную запись, для которой требуется изменить ее настройки (рисунок 3) и нажать на кнопку «Изменить».

1.4. В активном окне на рисунке 4 при изменении существующей учетной записи электронной почты сразу будет активна кнопка «Другие настройки …», на которую следует нажать и перейти к рисунку 5, в противном случае сначала требуется заполнить все пустые поля, находящиеся выше. В блоке «Сведения о пользователе» в качестве имени следует ввести название Вашей организации (краткое по возможности), чтобы на приемной стороне, а также на стороне сервера можно было легко различить от какой организации пришло письмо.

1.5. В окне «Настройки электронной почты Интернета» на рисунке 5 при активной закладке «Общие» можно изменить название учетной записи, которое по умолчанию соответствует имени почтового сервера (см. рисунок 3). Также здесь можно повторно ввести название Вашей организации (краткое по возможности) и адрес для ответа. Адрес для ответа должен соответствовать Вашему e-mail-адресу, введенному в соответствующее поле на рисунке 4. Совет: внимательно проверьте правильность введенных адресов, иначе из-за наличия в них ошибок ответ на Ваше письмо до Вас не дойдет.

1.6. На закладке «Подключение» рисунка 6 можно выставить тип подключения к сети защищенной электронной почты. При использовании коммутируемого доступа, т. е. при дозвоне посредством модема на номер 1-11, следует выставить отметку напротив пункта «модем при работе в автономном режиме», если активен пункт «локальную сеть», или напротив пункта «телефонную линию», ниже собственно выбрать имя нужного модемного соединения. В случае использования VPN-подключения к сети, тогда следует оставить только одну отметку напротив пункта «локальную сеть».

Читайте также:  Настройка разрезных шестерен приора

Примечание: для тех пользователей, у кого автоматически не вызывается подключение удаленного доступа при проверке почты следует выставить режим автономной работы из основного меню Microsoft Outlook «Файл» → «Автономная работа».

1.7. На закладке «Дополнительно» можно выставить интервал «Длительность ожидания сервера» больше 1 мин., который установлен по умолчанию. Рекомендуемый интервал 3-4 минуты. Данный параметр влияет на ожидание ответа сервера на авторизацию со стороны почтового клиента. Чем больше писем в папке «Входящие» в почтовом ящике на сервере, тем больше времени требуется почтовому серверу, чтобы авторизовать почтовый клиент. Таким образом, с целью уменьшения количества писем, хранящихся на сервере, следует выставить в подразделе «Доставка» отметки «Удалять письма с сервера через» и указать количество дней, а также отметку «Удалять с сервера при удалении из «Удаленные»», либо вообще снять отметку «Оставлять копии сообщений на сервере» (при этом сообщения будут удаляться с сервера и будут оставаться в единственном экземпляре в почтовом клиенте).

Примечание: удаленные с сервера сообщения хранятся на сервере в папке «Удаленные» еще трое суток с момента приема/удаления, если есть крайняя надобность, то администратор может их восстановить для повторного приема.

1.8. Для принятия всех изменений на предыдущем шаге нужно нажать кнопку «ОК». В оставшемся окне – нажать кнопку «Далее» (рисунок 8).

1.9. Теперь – кнопку «Готово». Настройка завершена.

2.1. После открытия программы в главном меню следует выбрать пункт «Сервис» → «Параметры…» (рисунок 10).

2.2. В появившемся окне следует перейти на закладку «Настройка почты» и нажать кнопку «Отправить и получить…» (рисунок 11). Для того чтобы настроить подписи для создаваемых сообщений или ответов на них перейдите на закладку «Сообщение» и обратитесь к шагу 4.1 данной инструкции (стр. 25). Для того чтобы настроить опции ЭЦП и Шифрования для сообщений перейдите на закладку «Безопасность» и обратитесь к шагу 5.1 данной инструкции (стр. 31).

2.3. Ничего не изменяя, на данном шаге следует нажать кнопку «Изменить…» (рисунок 12).

2.4. В появившемся окне следует выставить отметку «загружать только заголовки сообщений с размеров больше» и значение по умолчанию выставить в 300КБ (рисунок 13), т. о. сообщения, размер которых меньше 300КБ будут приняты сразу, а для сообщений, размер которых больше установленного, будут приняты только их заголовки. После внесенных изменений требуется нажать кнопку «ОК».

Примечание: как отличить принятые полностью сообщения от сообщений, для которых приняты только их заголовки, смотрите рисунок на странице 16.

Читайте также:  Аллигатор с 250 инструкция по настройке

2.5. Теперь следует закрыть окно, изображенное на рисунке 14.

2.6. В данном окне на рисунке 15 теперь следует нажать кнопку «ОК» для подтверждения внесения изменений.

2.7. На рисунке 16 отмечены сообщения, для которых приняты только их заголовки, данные сообщения имеют специальные отличительные признаки. Для таких сообщений не отображается их содержимое. С этими сообщениями нужно произвести действия, описанные на следующем шаге.

2.8. Сообщения, для которых приняты только их заголовки, можно отметить для загрузки в произвольном порядке. Если у Вас связь нестабильная, тогда не следует отмечать все такие сообщения. Выделить несколько сообщений можно левой клавишей мыши, удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре. После того как нужное количество сообщений выбрано, на одном из них нужно нажать правой клавишей мыши и выбрать пункт в появившемся меню, выделенный на рисунке 17. Например, рациональнее всего было бы отметить в первую очередь сообщения (или часть таких сообщений, т. е. несколько, небольшое число), в заголовках которых содержится намек на срочность исполнения. После этого нужно запустить прием сообщений, как показано на следующем рисунке. После приема этих сообщений следует повторить отметку для загрузки уже других сообщений. И так далее, пока все такие сообщения не будут приняты с сервера.

Примечание: сообщения, которые Вы посчитаете ненужными для приема, так же можно отметить для удаления с сервера, выбрав пункт «Удалить».

2.9. Сообщения, для которых загружены с сервера только их заголовки, которые Вы уже отметили для загрузки на шаге 2.8 можно отличить от неотмеченных Вами по соответствующим значкам, выделенным на рисунке 18.

2.10. После произведенных отметок следует доставить почту, либо она автоматически начнет приниматься, при условии, что подключение не было разорвано (для коммутируемых пользователей). Один из способов доставить почту: нажать левой клавишей мыши на стрелку в левой части кнопки «Отправить и получить» на панели инструментов (рисунок 19) и выбрать соответствующий пункт. Второй способ: нажать на клавиатуре клавишу F9, когда активно окно программы Microsoft Outlook 2003.

2.11. После доставки с сервера выбранных для загрузки сообщений, сами сообщения ничем не отличаются от сообщений, изначально принятых полностью (рисунок 20).

3.1. Добавление новой учетной записи электронной почты в Microsoft Outlook 2003 производится выбором соответствующего пункта «добавить новую учетную запись электронной почты» и нажать кнопку «Далее» (рисунок 21), а изменение настроек у существующей учетной записи согласно пункту 1.4. данной инструкции.

3.2. Теперь следует выбрать тип сервера, с которым будет работать новая учетная запись (рисунок 22). Для почты госорганов нужно выбрать второй пункт: «POP3» (по-русски читается: поп-три) и нажать кнопку «Далее».

3.3. На данном шаге требуется ввести регистрационные данные в соответствующие поля (рисунок 23) и визуально проверить их корректность. Если требуется осуществить дополнительные настройки учетной записи, тогда следует нажать на соответствующую кнопку и обратиться к шагу 1.4 данной инструкции. Если же дополнительные настройки не требуются, либо уже произведены, тогда следует нажать кнопку «Далее».

Читайте также:  Настройка dir 300 вручную

Примечание: отметка в левой части активного окна «Вход с защищенным подтверждением пароля (SPA)» должна оставаться снятой.

3.4. Для завершения процесса добавления новой учетной записи электронной почты требуется нажать кнопку «Готово» (рисунок 24).

4.1. Перед началом добавления подписи следует выбрать учетную запись, для которой предназначены соответствующие подписи, а затем нажать кнопку «Подписи…» (см. рисунок 25). Примечание: для чего же собственно нужны эти подписи? Подпись – это сведения об организации и ответственно за отправку корреспонденции сотруднике, а так же контактные данные для связи с ним. Часто бывает необходимо связаться с отправителем письма для уточнения каких-либо нюансов, но это невозможно осуществить без знания контактного телефона. Для устранения такого недостатка информации и созданы подписи.

4.2. В активном окне нажмите кнопку «Создать…» (рисунок 26).

4.3. В первом поле следует ввести имя нового образца подписи, например «Отправитель». Во втором пункте оставить отмеченным пункт «Начать с пустого образца», а после нажать кнопку «Далее» (рисунок 27).

4.4. Введите Ваши контактные данные согласно рисунку 28, для изменения отображения и положения подписи ниже присутствует группа соответствующих кнопок. Для завершения редактирования нажмите кнопку «Готово».

4.5. В активном окне на рисунке 29 можно изменить, удалить или создать подпись, а так же просмотреть вид имеющихся подписей. Несколько подписей может понадобиться когда за данным рабочим местом работает несколько сотрудников или на время отпуска основного сотрудника, при его подмене коллегой. Для сохранения изменений нажмите «ОК».

4.6. Теперь в выделенной области можно выставить подписи соответственно для новых сообщений, а также при ответе и пересылке сообщений (рисунок 30). Также при работе двух и более сотрудников с почтой можно быстро переключать подписи, если они уже заблаговременно созданы. Для применения изменений следует нажать кнопку «ОК».

5.1. На закладке «Безопасность» для работы с ЭЦП и Шифрованием следует отметить три выделенных на рисунке 31 опции. Нажав на кнопку «Параметры…» можно сверить правильность выставленных опций согласно рисунку 32.

5.2. При условии, что опции выставлены по аналогии с рисунком 32, следует нажать кнопку «ОК» для подтверждения изменений, как в этом окне, так и в следующем.

5.3. При создании нового письма (а так же при ответе на входящее письмо) при выставленных опциях согласно рисунку 31 в редакторе будут изначально включены подпись и шифрование как на рисунке 33 (левая кнопка отвечает за ЭЦП, правая – за шифрование). В момент отправки, если абоненту назначен сертификат в адресной книге Outllok, высветится окно с запросом пароля к контейнеру личных ключей, в противном случае появится предупреждение, что зашифровать сообщение невозможно. Соответственно, чтобы отправить письмо без шифрования и ЭЦП либо без одного из вариантов, следует нажать левой клавишей мыши на данные кнопки.

Источник

Adblock
detector