Меню

Настройка автоответа в аутлуке 2007



Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Источник

Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Читайте также:  Звук с искажениями настройки звука

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016

    Кликните на вкладку «Файл» и выберите раздел «Сведения».

В появившемся списке найдите пункт «Автоответы (нет на работе)».

  • При клике на название функции перед вами появится диалоговое окно, в котором необходимо активировать пункт «Отправлять автоответы», установив напротив него флажок.
  • Далее у вас есть возможность задать определенный диапазон времени, в пределах которого будет действовать функция. Для этого активируйте пункт «Отправлять только в течение следующего периода», установив флажок, и задайте значения параметрам «Время начала» и «Время окончания». Если не устанавливать флажок напротив этого пункта, то функция будет активна до тех пор, пока вы не отключите её вручную.
  • Далее у вас есть возможность ввести текст сообщений для отправки в пределах организации и за пределами организации. Для этого заполните соответствующие поля. Нажмите кнопку «ОК» и завершите тем самым настройку.
  • Включение функции автоответа в Outlook 2007

    Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

      Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».

  • В диалоговом окне активируйте пункт «Автоматические ответы (нет на работе)» путем установки флажка напротив названия.
  • Далее все шаги аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.
  • Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

      Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».

  • Кликнуть на надпись «В настоящий момент меня нет в офисе».
  • Ввести текст в поле «Отвечать каждому отправителю единственный раз. Текст ответа:»
  • Кликнуть «OK».
  • Как отключить функцию автоответа в Outlook?

    Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).

    Видеоинструкция

    Источник

    Активация и настройка функции автоответа в Outlook

    Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

    Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

    Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

    Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

    Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

    Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

    Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

    1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.


    Переход к мастеру создания сообщений

    Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.


    Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону

    После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».


    Сохраняем созданный файл

    Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».


    Вводим название шаблона и выбираем его тип

    Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

    Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

      В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».


    Выбираем пункт «Автоответы»

    Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».


    Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил


    Добавление пункта «Автоответы»

    В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

    1. Открыть «Файл »
    2. Перейти в «Параметры ».
    3. Выбрать «Настроить ленту ».
    4. В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
    5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

    Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

    Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

    Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».

    Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?

    Включение функции автоответа в Outlook 2007

    Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

    1. Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».

  • В диалоговом окне активируйте пункт «Автоматические ответы (нет на работе)» путем установки флажка напротив названия.
  • Далее все шаги аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.
  • Без учётной записи Exchange

    Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон » и «Правило », чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

    Включение

    Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

    1. Открываем окно программы .
    2. Выбираем «Новое сообщение ».
    3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
    4. Нажимаем «Сохранить как » и указываем шаблон Outlook.

    Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

    1. На вкладке «Главная » выбрать пункт «Правила ».
    2. Нажать «Создать правило ».
    3. Перейти в раздел «Дополнительно ».
    4. Указать в первом этапе «Адресованные мне » и клацнуть «Далее ».
    5. О.
    6. Нажать на «указанный шаблон » и выбрать созданный ранее документ.
    7. Задать необходимые исключения . Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
    8. Нажимаем «Готово ».

    Отключение

    Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

    1. Открываем «Правила ».
    2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями ».
    3. Находим ненужное правило и снимаем галочку .

    Назначение функции

    При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

    1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
    2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
    3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
    4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

    Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

    Отключении функции

    Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:

    1. Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
    2. Поставить галочку «Не отправлять автоответы».

    Что такое электронная почта (email)? Инфографика

    Примеры автоответов на время отпуска

    Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

    • Приветствие
    • Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
    • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
    • Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

    Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

    ⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.

    Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта

    ⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.

    Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:[email protected]”.

    ⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”

    ⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.

    С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.” Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

    А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

    В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

    Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

    Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

    Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

    1. Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».

  • Кликнуть на надпись «В настоящий момент меня нет в офисе».
  • Ввести текст в поле «Отвечать каждому отправителю единственный раз. Текст ответа:»
  • Кликнуть «OK».
  • Как отключить функцию автоответа в Outlook?

    Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).

    Отключаем функцию автоматического ответа

    Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

    В профиле с учетной записью


    Переходим во вкладку «Файл»

    Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».


    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

    В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.


    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

    В профиле без учетной записи


    Открываем в меню раздел «Файл»

    Кликаем на раздел «Сведения».


    Кликаем на раздел «Сведения»

    Нажимаем на иконку «Автоответы».


    Нажимаем на иконку «Автоответы»

    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».


    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

    Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

    Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.

    Источник

    Adblock
    detector