Меню

Битрикс24 настройка шаблона счета



Счета в Битрикс24, выставление и оплата счета

Сегодня поговорим о счетах, вернее о том как их правильно выставлять в Битрикс 24.

В Битрикс24 существует два вида счетов.

Первый — просто печатный документ, созданный по заранее настроенному шаблону, в котором можно напечатать практически всё что угодно вашей фантазии. Его можно распечатать на бумаге, сохранить в формате pdf или doc и отправить клиенту по электронной почте или любым другим способом. Его нельзя учесть в отчетах ни количественно, ни по сумме, но работать с ним легко и просто, этот счет создается буквально в один клик и не требует обучения менеджеров. Если в вашей компании нет поэтапной или частичной оплаты счетов, вы можете для простоты и экономии времени пользоваться этими счетами.

Чтобы выставить клиенту такой счет, перейдите в сделку, нажмите кнопку «ДОКУМЕНТ» и выберите «Счет (Россия)» или свой предварительно настроенный шаблон счета.

Второй вид счёта это, собственно, и есть полноценный счет – единица учета в Битрикс24, такая же как сделка или компания. Этот счет можно синхронизировать с 1С, распечатать по настроенному шаблону, отправить клиенту в виде документа или публичной ссылкой, учесть в отчётах. Именно этот счет можно использовать для отслеживания частичной оплаты в Битрикс 24.

По умолчанию счет имеет 3 стадии:

  • Новый
  • Отправлен клиенту
  • Закрыт (оплачен или неоплачен)

Давайте посмотрим, как работать со счетом.

Выставление счета в Битрикс 24

Работа со счетами в Битрикс 24 требует предварительных настроек CRM. Для того, чтобы выставить счет, нам необходимо, прежде всего, ввести список услуг или товаров в разделе CRM — Товары. Если вы не видите этот пункт в меню CRM, загляните в «Еще». Для добавления товара/услуги используйте кнопку «Добавить товар». Эти товары мы и будем использовать в счете.

Для выставления счета перейдем в сделку на вкладку «Счета» и нажмем кнопку «Выставить счет». Заполняем все поля счета, постепенно прокручивая его вниз, доходим до товаров. Нажимаем кнопку «Выбрать товар» и выбираем нужный из списка, заполняем количество товара и получаем итоговую сумму.

Что делать, если необходимо выставить счет на неполную сумму?

Если в сделке предусмотрена поэтапная оплата, необходимо предварительно заполнить товары с полным количеством на вкладке «Товары». В нашем примере мы вводим все 15 м2 в товарах и только 8 м2 в первом счете. После этого в следующем счете будет автоматически подставляться нужное количество еще не оплаченных услуг.

Посмотрите в нашем видео подробнее, как выставить счет на неполную сумму

Шаблон счета в Битрикс 24

Для того, чтобы напечатать счет, нужно предварительно настроить его собственную печатную форму, включая все параметры счета, печать организации, подписи руководителя и главного бухгалтера. Однако, возможности печатной формы весьма ограничены по дизайну и гибкости настроек. Если их недостаточно, можно использовать уже настроенный шаблон «бумажного» счета, подставив туда нужные поля.

Оплата счета в Битрикс 24

Оплату счета в Битрикс 24 можно учесть двумя способами — вручную и автоматически при настроенной интеграции с 1С. Чтобы учесть оплату вручную, перейдите в CRM — счета, найдите нужный счет и поменяйте стадию на «Закрыт», Битрикс предложит выбрать результат, с которым закрыт счет — оплачен или неоплачен и, при успешном завершении, ввести номер платежного поручения и комментарий. Сумму оплаты ввести нельзя, поэтому напрямую отслеживать частичную оплату не получится.

Читайте также:  Настройка двигателя форд сиерра

А возможно ли отслеживать частичную оплату в Битрикс24, спросите вы. Конечно, об этом в нашей следующей статье.

Источник

Шаблоны документов в Битрикс24

Шаблоны документов в Битрикс24

Шаблон документа позволяет легко и быстро создавать счета, акты и другую документацию компании.

Битрикс24 дает возможность выбрать стандартный шаблон для каждой страны.

Всего лишь нужно нажать «Добавить новый шаблон» и перед вами появится список.

В списке вы увидите базовые данные о шаблонах.

Как настроить шаблон?

Если вы хотите изменить какой-либо шаблон, нажмите «Изменить».

Первым делом введите название и укажите активность.

Затем следует выполнить привязку к разделам. Все необходимые элементы CRM-системы будут отображаться в данном шаблоне.

Допустим, можно настроить шаблон так, чтобы счет создавался исключительно из сделки.

Далее можно выбрать менеджеров, которые могут работать с шаблоном. Например, указать один из отделов кампании.

Обратите внимание, в настройках стандартных шаблонов изначально задан доступ для всех работников организации.

Теперь необходимо определить регион документа.

Наконец, перейдем к нумератору. Нумератор – это перечень правил, которые помогают Битриксу определить номер документа.

Как отредактировать и создать шаблон?

Шаблоны хранятся на портале в формате «docx». Поэтому, шаблон можно легко скачать, изменить и создать уникальный.

Скачаем шаблон одним простым нажатием на ссылку «Скачать». Теперь мы можем наглядно продемонстрировать, как его редактировать.

Перед вами файл шаблона.

Сразу просматривается структура и поля, которые автоматически заполняет Битрикс24.

Перейдем к редактированию шаблона. Уберем таблицу, которая расположена сверху и вставим заголовок «Название компании».

Загрузим полученный файл в Битрикс24.

Для этого во вкладке со списком шаблонов выберем «Загрузить» и добавим наш документ.

Зададим все необходимые настройки.

Затем перейдем к созданию документа.

Готово! Теперь вы знаете, как создать шаблон любой сложности.

Перейдем к работе с параметрами

Шаблоны содержат данные, которые Битрикс24 вставляет автоматически.

Посмотреть список параметров можно, перейдя из списка шаблонов в пункт «Список полей».

Перед вами появится список полей и описание к ним.

Для более эффективного поиска нужных значений можно воспользоваться фильтром.

Как добавить в шаблон товары и налоги?

Во-первых, нужно составить список товаров.

Для этого следует проставить маркер в начале блока и в конце.

Между маркерами вводим название, количество единиц товара и другие необходимые параметры.

Битрикс24 автоматически повторит эту операцию для каждой позиции.

Перейдем к добавлению налогов. Все по аналогичной схеме. Ставим маркер в начале блока и в конце.

Возможен и другой вариант добавления товаров и налогов. Можно их добавить в таблицу.

Для этого следует прописать все характеристики в одну строчку.

Битрикс24 аналогично повторит все строчки для каждого из товаров.

Источник

Статьи

Создание шаблонов документов в Битрикс24.

К сожалению, инструкция, которую предоставляет Битрикс24 для составления шаблонов документов, не содержит в себе некоторые нюансы и подробности. Хотя, конечно же, и в рамках этой статьи все нюансы мы охватить не сможем, но некоторые моменты я вам всё же подскажу.
Сразу предупрежу, что первый документ, если он более-менее отличается от стандартных шаблонов, быстро вы, скорее всего, не сделаете.

Что нужно для создания шаблона документа?

Для начала нужно определиться, какие данные в документе будут заполняться из полей CRM. Например, в нашем случае это были:

  • 1) Конечно же, номер договора
  • 2) Дата договора
  • 3) Полное название нашей компании
  • 4) ФИО ИП нашей компании (как это поле адекватно назвать?)
  • 5) Полное название компании покупателя.
  • 6) Краткое название компании покупателя
  • 7) ФИО и должность человека выступающего от лица компании-покупателя, а так же основание (на основании устава\доверенности и т.п.)
  • 8) E-mail покупателя
  • 9) Наш e-mail
  • 10) Телефон покупателя
  • 11) Наш телефон
  • Так же были нужны банковские реквизиты обоих компаний, различные БИК, Р\С и т.д., а так же адреса.
Читайте также:  Ncdautosetup автоматическая настройка сетевых устройств не включается

После открытия любой сделки, нажимаем на кнопку «Документ» в правом верхнем углу, и выбираем там пункт «Добавить новый шаблон».

Далее нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу и выбрать «Список полей».

Там необходимо найти все поля, которые будут использоваться в документе. Так же часть полей можно взять из стандартных шаблонов, скачав их. Так значительно удобнее, к примеру, подставлять товары в счёт, чем вручную создавать таблицу для этого. Конечно, если у вас будет сложная таблица товаров, то вам придётся её переделывать, но вы хотя бы увидите правильное оформление. Хотя в мануалах Битрикс24 именно момент создания такой таблицы описан весьма неплохо. Так же именно в стандартных шаблонах я взял код поля для генерации номера и даты договора, т.к. почему-то найти их в списке полей не вышло, возможно, их там вообще нет.

Приведу пример для вывода нескольких полей:

  • 1) Конечно же, номер договора –
  • 2) Дата договора –
  • 3) Полное название нашей компании –
  • 4) ФИО ИП нашей компании (как это поле адекватно назвать?)
  • 5) Полное название компании покупателя –
  • 6) Краткое название компании покупателя –
  • 7) ФИО и должность человека выступающего от лица компании-покупателя. ФИО – (И тут есть нюанс, опишу после списка)
    Должность и должность в родительном падеже, это два пользовательских поля в карточке компании.
  • 8) E-mail покупателя –
  • 9) Телефон покупателя –
  • 10) Наш e-mail –
  • 11) Наш телефон –

Format=#LAST_NAME# #NAME_SHORT# #SECOND_NAME_SHORT#,Case=0>. Более подробно останавливаться на форматировании ФИО я не вижу смысла, т.к. есть статья от Битрикс24 (https://helpdesk.bitrix24.ru/open/8087285/). Так же там есть информация о модификаторах для форматирования даты, адресов, денег и т.п. Очень советую прочесть.

Дату так же можно выводить в нужном формате, можно добавлять свои символы внутрь даты, хотя явно об этом нигде не написано. А вот производить вычисления, например, добавить к дате 3 дня, в шаблоне уже невозможно.
Пример вывода даты с произвольными символами внутри:

\«j\» F Y\г\.> — выведет «01» Января 2020г. Если вам необходимо вывести свой символ в форматировании, то нужно написать перед ним обратный слеш «\».

Конечно же, мы хотели полной автоматизации генерации документа из шаблона, чтобы менеджер мог просто сгенерировать его и сразу отправить по почте получив в Битрикс24 .pdf файл, а не открывая в Word и внося правки в документ.
Это внесло свои коррективы в формирование шаблона.
Номер договора сгенерированного по шаблону необходимо указать так же и в счёте, т.к. он выставляется на основании договора (его мы генерируем так же, как документ, а не через счета в Битрикс24), но такой возможности автоматически просто нет. Номер документа генерируется с помощью нумератора, который можно выбрать при добавлении шаблона в Битрикс24. Этот номер подставляется в документ и не виден более нигде, сохранить его в поле можно только через бизнес-процессы. В итоге тут пришлось делать всё через бизнес-процессы и запретить менеджеру вручную генерировать документ.
Как было сделано? Добавлено отдельно поле для сделки «номер договора», в бизнес-процессе генерировался документ и далее просто сохранялся его номер в этом поле, далее его можно использовать как обычное пользовательское поле.

Есть ещё проблема с тем, что клиент может предоставить различные варианты адреса: фактический\юридический\почтовый, и конечно адрес должен быть подписан. Если просто выводить поле из реквизитов, то подписан он никак не будет, просто будут перечислены адреса. Если вносить подпись внутри шаблона, то может возникнуть ситуация когда нужный адрес не заполнен и будет написано только что-то типа «почтовый адрес:», без самого адреса. В итоге тут тоже были использованы бизнес-процессы. Причем без нюансов опять-таки не обошлось. Если при заполнении полей компании вы указали адреса в реквизитах, то получить их в бизнес-процессе вы не сможете, хотя поле для этого там есть. Как мне сказали в техподдержке, раньше адреса были отдельными полями вне реквизитов, а потом их перенесли в реквизиты, но работать с ними ещё нельзя, реализовано будет позже. Поэтому просто были созданы отдельные поля для всех трёх типов адреса. В бизнес-процессе проверяется, если поле не пустое, то этот тип адреса выводится с подписью, по типу «почтовый адрес: Москва, …». Вот так выглядит кусочек этого бизнес-процесса:

Ну и раз уж нам пришлось воспользоваться бизнес-процессами, то заодно была добавлена и иная автоматизация, например, автоматическая отправка сгенерированных документов на почту клиента, автоматический переход между некоторыми стадиями.

Различные нюансы

Наша компания ИП и мне нужно было указать ФИО в документе. Заходим в список полей у сделки и находим там поле «Моя компания -> Реквизиты моей компании -> Ф.И.О.» для вывода которого необходимо добавить в документ , но в документе ничего не выводится.
Лично я в этот момент подумал, что выбрал неверное поле в списке и попробовал использовать другие варианты, ничего не вышло, ФИО по-прежнему не выводится. Как оказалось, почему-то просто не работает такой вывод этого поля, в списке полей есть, а в выводе нет. В техподдержке дали такой ответ:
«У ИП ФИО разбито на части, общего значения ФИО нет, аналогично Компании для директора и Бухгалтера. Поэтому получать их нужно отдельно. В разных реквизитах свои поля.»
В итоге ФИО сейчас выводится просто по отдельности, как , разницы, в общем-то, нет, но изначально такого не ожидаешь, поэтому можно потерять время на этом.

Ещё есть нюанс с таблицей, почему-то в .docx всё выглядело хорошо, но вот при автоматический конвертации в .pdf в Битрикс24, таблица съезжала левее. Как оказалось, нужно было задать отступ от левого края используя LibreOffice, а не Word, это удалось выяснить только через техподдержку Битрикс24. И почему такие изменения из Word не работают – не ясно.

И ещё момент, если вы редактируете документ в Word, и последним вашим действием было редактирование нижнего колонтитула, то при автоматической конвертации в .pdf вверху документа появится пустое пространство, будто бы там есть пустой верхний колонтитул. В чём причина такого поведения и будет ли оно повторяться при работе через другие текстовые редакторы, я не знаю, ибо экспериментов не проводил. Но исправить эту проблему очень просто, нужно просто после редактирования колонтитула сделать что-нибудь еще, например, добавить и удалить любой символ в теле документа.

Источник

Adblock
detector